En el mundo empresarial de hoy, conocer con quién se hace negocios es clave. Aplicar procesos de debida diligencia (KYC/KYB) ayuda a confirmar que la información de un cliente, empleado o proveedor coincide con registros oficiales y no sea falsa. Esto no solo evita sanciones, sino que protege la reputación de la empresa. De hecho, la literatura especializada indica que la debida diligencia “permite identificar y verificar la identidad de los clientes y contrapartes” y evita que una empresa sea usada para actividades ilícitas. El incumplimiento de estas normas puede acarrear multas y un grave daño reputacional. A continuación, algunos ejemplos clave de fuentes y listas públicas que toda empresa ecuatoriana puede consultar para validar terceros y cumplir con normativas locales e internacionales:
- Listas de Personas Políticamente Expuestas (PEPs): Son individuos con cargos públicos relevantes (por ejemplo, funcionarios actuales o recientes). Los PEPs se consideran de mayor riesgo de corrupción o lavado de dinero. Al evaluar un cliente o empleado, conviene revisar si figura en listas nacionales o globales de PEPs. La norma ecuatoriana incluso exige considerar si un cliente es PEP al analizar riesgos. (Las instituciones financieras agrupan a clientes según aparezcan o no en “listas de observados” como PEPs).
- Listas de sanciones internacionales (OFAC y ONU): El gobierno de Estados Unidos (OFAC) y la ONU publican listas de personas y entidades sancionadas. Verificar que ningún tercero esté en la lista SDN de la OFAC o en la Lista Consolidada del Consejo de Seguridad de la ONU es fundamental. Estas listas incluyen, por ejemplo, terroristas o narcotraficantes; operar con ellos puede acarrear sanciones legales. El Manual de la Superintendencia de Bancos señala que los clientes deben clasificarse según aparezcan en listas como OFAC.
- Fiscalía General del Estado (antecedentes penales): En Ecuador se puede consultar si una persona figura en denuncias o procesos penales abiertos. La Fiscalía ofrece un servicio en línea de “consulta de denuncias”, donde ingresando cédula o nombre se obtiene información sobre casos registrados (delito, fecha y datos de involucrados).
- Además, el Ministerio del Interior pone a disposición el Certificado de Antecedentes Penales en línea: con el número de cédula se puede validar si existe historial penal en la Policía. Incorporar esta verificación en el proceso de selección ayuda a evitar contratar o asociarse con personas con antecedentes ilícitos.
- Registro Civil y SRI (identidad y RUC): El Registro Civil es la fuente oficial de datos de identidad y estado civil de los ciudadanos. A través de su portal se puede verificar que el nombre y la fecha de nacimiento correspondan al número de cédula proporcionado. De igual modo, el Servicio de Rentas Internas (SRI) permite consultar un RUC en línea. Una búsqueda de RUC en el portal del SRI indica si el contribuyente está activo o inhabilitado. Este paso “garantiza que cualquier usuario pueda confirmar la legalidad y transparencia de la entidad con la que va a interactuar”. En la práctica, antes de registrar un cliente o proveedor conviene validar su RUC para verificar que la empresa existe y está al día con obligaciones tributarias.
- Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (estado legal de empresas): La Superintendencia de Compañías es el organismo que vigila y controla el funcionamiento de las sociedades en Ecuador. A través de su portal web (e-INICIA) cualquier empresa puede consultar el estado legal de otra compañía: si está activa, suspendida o en liquidación. Esto ayuda a confirmar que un proveedor registrado no sea en realidad una empresa disuelta o informal. Mantener la lista de proveedores actualizada con información de la Superintendencia ayuda a evitar riesgos legales por hacer tratos con negocios inexistentes o irregulares.
Integración de las verificaciones en procesos internos
Estas herramientas no son solo fuentes de consulta aisladas, sino que deben incorporarse en los procesos internos de la empresa. Por ejemplo, en el proceso de contratación de personal o en la apertura de una nueva cuenta con un cliente se pueden habilitar pasos de verificación: consultar PEPs internacionales, revisar antecedentes penales y validar el RUC antes de finalizar la relación. En la práctica, muchas empresas crean listas de chequeo internas que incluyen cada uno de estos puntos. Software de AML/KYC puede automatizar búsquedas en múltiples bases de datos (listas OFAC, ONU, PEPs, etc.) cada vez que ingresa un tercero. La normativa ecuatoriana fomenta esta integración.
Por ejemplo, la resolución JPRF-V-2022-024 (abril 2022) actualizó las reglas de prevención de lavado en el país. Esta norma exige implementar un Sistema de Prevención y Administración de Riesgos de Lavado de Activos (SPARLAFTD) que abarque a “todos los clientes (permanentes u ocasionales) empleados, proveedores” y demás. Incluso la norma considera que al evaluar clientes hay que tener en cuenta factores como su nacionalidad, actividad económica ¡y si es Persona Expuesta Políticamente!. En otras palabras, las verificaciones antes descritas deben ser parte formal de la matriz de riesgos y procedimientos de la empresa.
Beneficios y cumplimiento normativo
Integrar estas consultas en la operativa diaria trae varios beneficios: evita multas y sanciones por incumplimiento, protege la reputación corporativa y facilita la toma de decisiones informadas. Como señalan expertos en compliance, la debida diligencia ayuda a “identificar y mitigar riesgos asociados con personas o entidades involucradas en actividades delictivas” y es crucial para mantener la integridad y transparencia empresarial. Además, cumplir con estos procesos asegura estar alineado con las leyes ecuatorianas. La Superintendencia de Compañías enfatiza que estas medidas buscan que las empresas no sean usadas como instrumentos para delitos, pues “no solo generan impactos en la operación y reputación” si se ignoran.
En resumen, realizar análisis AML y verificaciones públicas al contratar personal, registrar clientes o evaluar proveedores es clave para una gestión responsable. Usar fuentes como listas PEP, listas de sanciones OFAC/ONU, consultas de fuentes públicas, permite confirmar datos oficiales y prevenir fraudes. De esta forma, las empresas ecuatorianas protegen su cadena de valor y operan en conformidad con la normativa vigente, evitando riesgos legales y manteniendo la confianza de socios y clientes.
Importante: El proceso de análisis debe asegurarse de cumplir con lo dispuesto por la LOPDP, así como de otros entes reguladores.
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